digitalización del proceso comercial para organizarse mejor y dar un paso importante de crecimiento

Damos respuesta a la petición de una empresa de proyectos de diseño e instalación integral, que tiene la intención de encargar a glacom la digitalización de su proceso comercial para organizarse mejor y dar un paso importante de crecimiento. Se trata de una empresa familiar con una marca conocida en un territorio, pero que es consciente de la importancia de la digitalización, por un lado, para controlar mejor toda la información, y, por otro, para automatizar y optimizar tareas y procesos innecesarios.

Les proponemos, además, ampliar esta digitalización no solo en el proceso comercial, sino también en los procesos de instalación, mantenimiento y reparación, para abarcar toda la dinámica empresarial bajo el mismo paraguas.

Lean manufacturing

Orientamos la propuesta a partir del lean manufacturing, una filosofía de trabajo que nace en Japón, en la empresa Toyota, y que consiste en reducir costes y tiempos innecesarios para incrementar la calidad y la eficiencia. Esta metodología abarca dos vertientes: la información con la que se maneja la empresa y la elaboración de producto. En nuestro caso, nos centraremos solo en el ámbito de la información (lean office).

Cuando desde Glacom encontramos una situación de este tipo, no proponemos rehacer todo el software de la empresa, sino que nos centramos en ver lo que ya existe. En este caso, la empresa tiene un software para gestionar presupuestos y facturas, y utiliza otros softwares para gestionar clientes, calendario, imágenes, etc. Lo que proponemos nosotros es crear un único software para abarcar toda esta información.

Las personas responsables de una visita comercial hacen fotos, pero ¿adónde van a parar estas imágenes? ¿Se envían por WhatsApp? ¿Se pierden en mails? El instalador no tiene que hablar con nadie: ese día debe recibir un aviso que le indique qué cliente debe atender, adónde debe ir, y disponer de una ficha con toda la información necesaria. Esto es posible y es lo que nos interesa.

✅ Proponemos una herramienta que acoja toda la información que hay en distintos softwares en un único espacio. Esta herramienta se llama G-Space.

G-Space

El software G-Space (espacio Glacom) no es un software estándar, sino un espacio totalmente personalizable. Glacom, como empresa de software, no puede vivir con la estandarización. No existe un software que recoja la información de sus diferentes softwares, por lo que hay que crear uno que lo englobe todo.

Browser automation

Analizamos el software CRM y de contabilidad de la empresa y vemos que carece de API (interfaz de programación de aplicaciones), que es el protocolo según el cual dos softwares se pueden comunicar sin tocar el código. Cuando no existe API, no se puede transferir la información de un software a otro. Se puede encargar a una persona entrar en el primer software, elaborar y descargar un Excel con toda la información, cargarlo al otro y establecer manualmente toda esta comunicación. ¿Pero tiene sentido dedicar tiempo, esfuerzo y capital a esta tarea cuando tenemos la posibilidad de automatizarla? Las técnicas de browser automation permiten realizar todo este proceso de manera automática.

✅ Digitalizamos para tener el control y, justamente, para eliminar estas tareas innecesarias, y no para añadirlas. El browser automation es la mejor solución si partimos de un software sin API.

Sistema de alertas

La digitalización de un proceso comercial no es ninguna novedad. La novedad es que, como hemos visto, si el software de la empresa no tiene API, podemos realizar un software de browser automation que nos lo solucione. Potencialmente todo lo que hacemos en el ordenador es automatizable, y ¿quién no ansía esta digitalización?

El sueño del emprendedor es que su empresa funcione sola, y si hay algún problema, recibir un aviso. La perfección ya sería que esta alerta llegara directamente a la persona que debe resolverla.

✅ El propio G-Space puede generar un sistema de alertas, para comunicar fechas de instalación, presupuestos a elaborar, mantenimientos pendientes… Así, el trabajador puede centrarse en hacer su trabajo con la tranquilidad de que todo está bajo control y que no debe dedicar su tiempo a tareas innecesarias que no aportan nada.

Scheduling

Una empresa de instalación y proyectos integrales necesita coordinarse mediante un calendario: primero, desde el punto de vista comercial, es necesario realizar visitas al cliente; después, este departamento debe comunicar al instalador el trabajo a realizar, y, finalmente, el mantenimiento y la reparación deben notificarse también debidamente.

Una posibilidad para dar solución a esto sería crear un software de scheduling, pero esto supondría un coste extra para la empresa. Podemos aprovechar los softwares gratuitos Calendly y Google Calendar: ambos tienen API, por lo que son sincronizables con el G-Space (cualquier anotación que se haga en Calendly o Google Calendar aparecerá automáticamente en el G-Space).

✅ Una fecha en el calendario que, además, esté sincronizada con la ficha del cliente correspondiente, es el nivel de digitalización deseable para una empresa inteligente.

Aceleración

Todo ello propicia la aceleración. Una vez que una empresa está bien organizada, quiere vender más. Para ello, se necesitan más comerciales, y si aumentan las instalaciones, también se necesitarán más instaladores. El lean office permite optimizar los procesos, lo que lleva a una organización óptima que, finalmente, permite el crecimiento. La empresa que apuesta por él sin duda ha tomado una buena decisión pensando en el futuro.

✅ El primer paso es organizarse. Las acciones consecuenciales evitan errores humanos y optimizan procesos.

Inteligencia artificial

Proponemos incluir en el G-Space la inteligencia artificial (IA), de modo que el cliente pueda interactuar con un chatbot para resolver dudas y pedir información o presupuestos. La IA permite acelerar procesos y realizar tareas aburridas e inútiles para liberar de ellas a las personas, que de ese modo pueden dedicarse a mejorar la calidad de los procesos. Automatizar la asistencia al cliente, por lo tanto, es un acierto.

✅ Un G-Space no es un sistema cerrado. Es como una caja vacía que puede llenarse con lo que se quiera. Incluir en ella la IA permite optimizar tareas y favorece, en definitiva, el crecimiento.

Gracias por su atención.

Glacom Iberia S.L. Somos asesores para el desarrollo. Aceleramos el desarrollo empresarial a través de intervenciones de transformación digital. https://www.glacom.es

Dibitonto Daniele — CEO at glacom — daniele@glacom.com +34 628 88 76 09 https://wa.me/34628887609